Tidak bertemu langsung untuk membicarakan pekerjaan atau membahas masalah keluarga, bukan berarti tak perlu persiapan. Sebaliknya, dengan medium berteknologi canggih, justru banyak yang perlu disiapkan. Selain itu pahami etika agar Anda memberi kesan yang baik.

Siapkan perangkat. Pastikan selalu menepati waktu yang disepakati. Tak jarang waktu terbuang karena kendala teknis, koneksi yang buruk, perangkat yang rusak. Demi menghindari hal ini, pastikan menyiapkan perangkat digital Anda beberapa menit sebelumnya, bila perlu masuk ke meeting room untuk mencoba jaringan internet dan perangkat Anda. Hindari penggunaan perangkat bluetooth jika mengganggu, pastikan notebook yang digunakan cukup daya atau siapkan kabel pengisi daya sehingga bisa segera digunakan ketika butuh.

Bersuara jika perlu. Biasakanlah untuk mute - mematikan - suara jika Anda sedang tidak berbicara. Hal ini penting dilakukan untuk mencegah seluruh peserta pertemuan virtual mengalami distorsi suara yang berasal dari sekitar Anda, seperti; suara TV, atau jeritan anak saat bermain. Jadi pastikan mikrofon hanya dinyalakan ketika Anda ingin menyampaikan sesuatu.

Matikan seluruh notifikasi. Di antara jadwal virtual meeting, bukan tak mungkin Anda sedang intens memantau sebuah pekerjaan atau menunggu laporan. Maka sangat mungkin terdengar notifikasi email, dan messenger berulang-ulang. Sebaiknya matikan notifikasi bunyi sepanjang meeting berlangsung, karena seperti halnya suara latar, bunyi notifikasi pun bisa menggangu konsentrasi dan membuat Anda tidak mudah terdengar jika bersamaan dengan saat Anda berbicara.

Tampilkan sisi terbaik. Hal yang dimaksud di sini tak sekadar berpakaian rapi, dan menampilkan lingkungan  yang pantas, melainkan: menatap ke arah monitor langsung, memberi perhatian sepanjang meeting, tidak makan-minum secara demonstratif, tidak mengalihkan perhatian pada sosial media atau pesan yang masuk. Hal lain yang tak kalah penting adalah sebaiknya tidak terlalu sering memerhatikan tampilan diri sendiri di layar, Anda akan terlihat "aneh" jika terlalu sering melakukannya. Jika Anda menjaga perilaku selama virtual meeting, Anda tak sekadar terlihat baik, namun juga membantu peserta meeting yang lain untuk tetap fokus.

Jangan menyela. Saat akan berbicara, pastikan peserta lain sudah selesai berbicara. Agar tidak disela peserta lain, gunakan fasilitas "raise hand" untuk memberi tanda pada semua orang yang hadir pada meeting itu untuk memberi Anda kesempatan berbicara. Menyela dan menginterupsi langsung akan sangat membingungkan saat virtual meeting.

Kesepakatan "on camera". Berdasarkan etika, ketika seseorang menyalakan kameranya saat virtual meeting, maka semua peserta meeting sebaiknya melakukan hal yang sama. Namun pada kondisi tertentu jika Anda tidak bisa menyalakan kamera, nyatakan lebih dulu hal tersebut agar tidak mendapatkan cap tidak sopan. Ada juga orang yang tidak nyaman melihat wajahnya sendiri, jadi sebaiknya hal ini disepakati sejak awal sehingga virtual meeting bisa diatur tanpa kamera.

Saran terakhir yang tak kalah penting, berlakulah cermat ketika virtual meeting berakhir. Jangan melakukan atau mengatakan apa pun yang Anda sesali sebelum Anda benar-benar yakin telah meninggalkan meeting room. Hal ini perlu selalu dipastikan agar tak perlu menanggung malu akibat tak sengaja. Jadi pastikan off aplikasi meeting sebelum melakukan hal yang lain!

Photo by Ian Harber on Unsplash