Di era pandemi, pekerjaan jarak jauh atau Work From Home membuat kita berhadapan dengan meeting online, rapat secara daring, melalui video. Seringkali Anda merasakan frustrasi karena meeting tidak berlangsung efektif dan diskusi tanpa arah, bahkan mungkin hanya mengobrol.

Namun, ada beberapa cara untuk memastikan meeting tetap fokus sesuai waktu yang dialokasikan dan tidak membingungkan peserta.

1. Kurangi jadwal meeting

Salah satu penyebab obyektif meeting jarang tercapai adalah terlalu banyak meeting. Penelitian oleh Harvard Business Review pada tahun 2017, menemukan bahwa frekuensi dan durasi meeting telah meroket selama 50 tahun terakhir. Para karyawan menghabiskan rata-rata hampir 23 jam seminggu untuk meeting. Sementara pada tahun 1960 hanya sekitar kurang dari 10 jam seminggu.

Meeting yang berlebihan dapat menyebabkan stres. Anda bisa mempertimbangkan untuk mengurangi jadwal meeting dalam seminggu.

2. Tetapkan agenda meeting

Agenda meeting yang ditetapkan dengan jelas dapat menjaga konteks meeting tetap pada jalurnya. Jika perlu, buat pembagian waktu per poin diskusi secara detail. Ini lebih baik daripada terjebak dalam obrolan tidak jelas, yang menghabiskan waktu berharga semua orang dan menyerap energi. Sekarang, Anda bisa menghindari hal ini!

Anda bisa memulai perubahan dengan cara menuliskan poin-poin diskusi pada undangan meeting. Dengan begini, para peserta meeting dapat mengetahui dari awal dan mempersiapkan diri dengan baik.

3. Proaktif

Jika Anda adalah pemimpin tim, ambil inisiatif untuk memberi tahu semua orang bahwa Anda akan menjadi moderator meeting. Anda bertanggung jawab untuk mengarahkan meeting sesuai agenda dan waktu yang ditetapkan. Sikap proaktif Anda bermanfaat untuk kebaikan bersama.

4. Identifikasi obyektif umum

Obyektif umum dinyatakan dengan jelas pada undangan meeting. Ini menginformasikan kepada setiap peserta untuk mempersiapkan materi yang diperlukan. Obyektif yang baik adalah tujuan yang berorientasi pada tindakan, yaitu membuat keputusan atau memecahkan masalah. Contoh pernyataan obyektif, "Tujuan meeting ini adalah untuk membahas masalah x, y, z dan mengidentifikasi tiga solusi untuk diuji pada minggu depan."

Penetapan obyektif umum akan membantu ketika Anda mengadakan meeting lintas divisi. Masing-masing divisi bisa memiliki agenda berbeda, tetapi sejak awal semua sudah mempunyai pemahaman yang sama, yaitu mencari cara untuk mencapai obyektif umum.

Photo by visuals on Unsplash